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作为一家主要以销售为主要业务的贸易型企业，在汇泉洋酒约350人的员工中，销售人员占比达到了80%，一年为拓展业务发产生的差旅费、业务招待等各类费用报销单高达3w余张。3w张报销单据，对于原先的汇泉洋酒的财务人员而言，并不是什么轻松的事。销售人员每月线下集中报销一次，每张单据纯人工审核：发票验真查重，是否符合费用报销标准，是否超出费用预算，对于总共只有10余人的财务部门来说，只能是勉力支撑。
汇泉洋酒遇到的问题：
?员工线下报销，提单过程繁琐，单据流转周期长；
?领导审批不灵活，耗时久，报销时效低；
?纸质单据与凭证数量多，信息复杂，财务审计审核工作量巨大；
?无可视化数据报表，管理者难以及时发现问题，调整管理策略。
而如今，汇泉洋酒业务不断壮大，需要处理的报销单量从3w余张增加至5w张，但“未添人”的财务部门也能满足当下的业务需要，快速有效地处理业务上的费用问题。
这一切的变化都始于汇泉洋酒开始推进费用报销数字化。
?报销单处理量从3w增至5w,财务人员0增加
?业务端报销频次从1月1次提升至1周1次，差旅报销时间成本耗用节省30%
在汇泉洋酒选型时，万总坦言到一开始考虑过国外的报销系统，但通过深入对比后，发现国外的报销系统成本比较高，而系统中设置的一些准则与规则也与和本土企业的使用习惯不同，本土的报销PA旗舰厅产品更适合国内的企业，成本更低，灵活性更高。
智能报销：智能识票减轻员工填单负担；智能审核能力让业务端与财务端减少沟通成本；凭证集成、多维费控等能力减轻财务低价值的重复工作的负担，并帮助企业提升财务管控效率；
在这样一个“数字化劳动力”的助攻下，人员提效的效果是十分明显的。业务单据虽增加50～60%，但财务在无添人的情况下，也能快速处理响应。业务端不用手工填写报销单，智能识票能力和智能审核能力能够快速帮助判断，发票的问题，也能根据预设的财务制度和预算情况智能判断该单据的问题，不用来回沟通拖慢审核进度，财务审核工作减轻，而销售人员报销频次也从1个月提升至每周报销一次，大大减轻了员工的垫资压力。
生态平台对接：实现多系统稳定对接，从出差申请到机酒预订，员工全程无需切换系统，拥有丝滑的出差体验。
对于有大量出差需求的汇泉洋酒的业务端来说差旅报销轻松了许多，业务人员不用切换于多个APP进行机票、餐饮等的预订，在报销系统中即可完成，大大缩短差旅报销所占用的时间，将时间投入拓展业务中去。
谈到汇泉洋酒企业目前的数字化建设情况，万总表示公司财务端和供应链端数字化程度已经达到70%-80%，接下来的精力也将重点放在提升业财融合的精细化程度上，提升数据分析能力为企业决策提供有力支撑。
在回顾汇泉洋酒的数字化建设之路，万总有以下几点实践建议：
1. 数字化建设不是线下流程的照搬。企业在做战略规划的时候，首先要先考虑清楚当下的业务适不适合做数字化转型。数字化转型不只是把线下的东西直接搬到线上去，引进新技术的同时，也要梳理好业务流程，将不规范的流程规范化；另外，系统上线之后，一定要纠正习惯，切换的新模式中去，否则管理隐患依旧不会暴露，也会导致数字化的失败。
2. 推动项目，高层决策者这个角色很重要。因为在项目推进过程中，容易暴露出一些管理方面的问题，一些破旧立新的阻力，因此一定要有在企业中话语权比较重的这样一个角色的支持和协调。
3. 费用报销数字化可以作为企业数字化转型的入门首选，尤其是快消、金融等行业。如果传统企业转型，费用报销是一个非常好的切入口，接触面比较广，流程比较规范，更容易梳理；此外，很多数字化项目需要1～1.5年的沉淀，它的作用才会显现出来。而报销数字化周期较短，收效快、管理的不合规性会明显下降，能够在各个方面建立信心。
4. 无论是CFO或是CIO，懂业务是关键。财务数字化项目由谁来主导不是最主要的问题，要深入业务，懂业务，带着为业务提效降本的心态去服务而不是管控。
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